Fasi della mediazione

Fasi della mediazione

COSA È LA MEDIAZIONE

Per mediazione si intende l’attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia,  anche con formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa. La conciliazione è la composizione di una controversia a seguito dello svolgimento della mediazione. (Definizioni contenute nel Decreto legislativo n. 28/2010).

La procedura di mediazione presso ADR Center si svolge in diverse fasi, disciplinate in parte dalla legge e, soprattutto, da un regolamento di procedura depositato presso il Ministero della Giustizia.

 

AVVIO DELLA MEDIAZIONE

La procedura si avvia tramite il deposito dell’istanza di mediazione presso una delle sedi di ADR Center situata nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia  utilizzando il modello predisposto ovvero una domanda scritta avente i medesimi contenuti, nonché mediante l’utilizzo dell’ODR Center, la piattaforma telematica di ADR Center In caso di più domande riguardanti la medesima controversia la mediazione di svolge nell’ADR Center territorialmente competente presso il quale è stata presentata per prima la domanda. ADR Center comunica prontamente all’altra parte l’avvenuto deposito della domanda.

PRIMA DEL PRIMO INCONTRO DI MEDIAZIONE

Successivamente, ADR Center nomina il mediatore che, avvalendosi della collaborazione di un case manager, comunica alle parti la data, l’ora e il luogo dello svolgimento del primo incontro, il cui obiettivo è quello di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione e, in caso positivo, di programmarne lo svolgimento. L’incontro tra le parti in lite e il mediatore è preceduto da una fase di preparazione, durante la quale il mediatore e il case manager verificano la presenza dei requisiti posti a garanzia della migliore riuscita della mediazione. Questi elementi includono la disponibilità delle persone che dovranno sedere al tavolo della mediazione, la relativa capacità decisionale transattiva, la presentazione della documentazione rilevante e simili.

Nomina del Mediatore. Il profilo e le esperienze di tutti i mediatori di ADR Center sono pubblici e consultabili on-line dalle parti sul sito adrcenter.com. Oltre ai requisiti minimi fissati dalla legge, tutti i mediatori di ADR Center hanno una comprovata esperienza in materia di risoluzione delle controversie. Se con la presentazione dell’istanza che avvia la procedura le parti non hanno indicato alcuna preferenza tra i nominativi dei mediatori, il responsabile dell’organismo propone una terna di nomi su cui esprimere la preferenza tenuta in considerazione la specifica competenza professionale. Nelle controversie di valore inferiore a 500.000 euro, il responsabile dell’organismo nomina direttamente il mediatore ritenuto più idoneo, sempre tra coloro che sono iscritti nella lista di ADR Center.

Contatti preliminari tra il mediatore e gli avvocati. In base al valore e alla complessità della lite, il mediatore può mettersi in contatto con le parti e i loro legali ed eventuali consulenti per dei colloqui o incontri preliminari.

Richiesta di memorie. In accordo con le parti e i loro consulenti, il mediatore di norma richiede delle memorie preliminari riassuntive del caso

PREPARAZIONE AL PRIMO INCONTRO

Per il corretto svolgimento della procedura, non oltre i 7 giorni antecedenti la data dell’incontro ciascuna parte dovrà far pervenire, — tramite e-mail all’indirizzo di posta certificata oppure al numero di fax nel Resolution Center in cui si svolgerà l’incontro — quanto segue:

  1.  Partecipanti alla mediazione. I nominativi delle persone che saranno presenti per ciascuna parte con specifica indicazione, in caso di rappresentanza, di mandato o procura che assicuri validi poteri di firma del verbale di mediazione. Alle persone fisiche è richiesto di essere presenti personalmente, salvo casi eccezionali.
  2. Memorie e documenti. Per consentire al mediatore un’adeguata preparazione, ciascuna parte è invitata a depositare una breve memoria riassuntiva dei fatti e delle richieste, ed eventuale altra documentazione ritenuta rilevante. Di tali documenti – eccetto quelli espressamente dichiarati “RISERVATI”- verrà formato apposito fascicolo a cui tutte le parti avranno diritto di accesso.

 

INCONTRO DI MEDIAZIONE

Durante il primo incontro, che di norma si svolge non oltre 30 giorni dal deposito dell’istanza, il mediatore e le parti, obbligatoriamente assistite dal legale nel caso di controversie per cui la mediazione è condizione di procedibilità, verificano l’effettiva sussistenza delle condizioni per concludere positivamente il tentativo di conciliazione. Il primo incontro può avvenire anche telefonicamente o in video conferenza.

Se al primo incontro tutte le parti ritengono che vi siano le condizioni per lavorare assieme ad una soluzione bonaria della lite, la mediazione prosegue immediatamente. In alternativa, la prosecuzione è rinviata ad un successivo incontro, concordato tra le parti e il mediatori.

 

CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE

In questa fase il mediatore incentiva la definizione dei termini di un accordo, se del caso proponendo soluzioni di compromesso. In caso non vi sia accordo, il mediatore deve dichiarare concluso il tentativo.

Accordo. Se le parti raggiungono un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo redatto dalle parti con l’assistenza dei rispettivi avvocati, e viene depositato presso ADR Center. Il verbale di accordo sottoscritto dalle parti e dai legali è immediatamente esecutivo per l’espropriazione forzata, per l’esecuzione in forma specifica e per l’iscrizione di ipoteca giudiziale. In tutti gli altri casi, l’efficacia esecutiva è subordinata all’omologa, su istanza di parte, del presidente del Tribunale nel cui circondario ha sede l’organismo.

Mancato accordo. Se le parti non raggiungono un accordo a conclusione dell’incontro di mediazione, la cui durata è stabilita in precedenza, il mediatore può suggerire alle parti la possibilità di ricorrere ad un’altra procedura di risoluzione della controversia o inviare alle parti una proposta scritta di composizione della lite. Le parti hanno 7 giorni di tempo per accettarla o rifiutarla. La mancata risposta nei termini previsti equivale a rifiuto. In base al regolamento di ADR Center, il mediatore si riserva il diritto di non formulare una proposta, anche se richiesta da entrambe le parti, quando ritiene di non aver acquisito elementi sufficienti a tal fine. Anche in caso di rifiuto della proposta, o di mancata tempestiva risposta, il mediatore forma processo verbale ove attesta il fallimento del tentativo.

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