Regolamento Mediazione

Regolamento Mediazione

in vigore dal 1 Gennaio 2019

REGOLAMENTO MEDIAZIONE


ART. 1 APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO

1. Il presente regolamento (“Regolamento”) si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi (“Mediazione”) delle controversie, gestite da ADR Center Srl (“ADR Center”, ovvero “l’Organismo”) che le parti intendono risolvere bonariamente.

2. Il Regolamento si applica alle Mediazioni amministrate da ADR Center in relazione a controversie nazionali ai sensi del D. Lgs. n. 28/10 e successive modifiche. Di intesa tra l’Organismo e le Parti, le controversie nazionali e internazionali possono essere soggette ad altro regolamento di mediazione.

3. In caso di sospensione o cancellazione di ADR Center dal registro degli organismi deputati a gestire tentativi di conciliazione, i procedimenti in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui il procedimento è in corso.

ART. 2 AVVIO DELLA MEDIAZIONE

1. La parte di una lite che intende avviare la Mediazione può farlo depositando presso la sede legale di ADR Center l’istanza di avvio, secondo il modello predisposto o altro documento equipollente che deve contenere:

  1. l’indicazione di ADR Center e del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
  2. il nome, i dati identificativi e i recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le comunicazioni;
  3. l’oggetto della lite;
  4. le ragioni della pretesa;
  5. il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal Codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti, rilevata prima della prosecuzione oltre il primo incontro, ADR Center decide il valore di riferimento, secondo i criteri previsti dalla normativa vigente, e lo comunica alle parti. In questi casi, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

2. La Mediazione ha una durata non superiore a tre mesi dal deposito dell’istanza, salva diversa volontà delle parti. In caso di ricorso alla Mediazione su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza da questi fissata per il deposito dell’istanza.

3. ADR Center comunica alle parti l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. Tale comunicazione viene effettuata nei tempi di legge, tenute anche in considerazione eventuali esigenze e delle parti. L’istante, in aggiunta all’Organismo, è invitato a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte, con ogni mezzo idoneo, in particolare in relazione a quanto previsto dalla legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza.

4. La parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente, e comunque non oltre 7 giorni antecedenti l’incontro. Diversamente l’incontro potrebbe essere rinviato ad altra data.

L’adesione e l’eventuale richiesta di rinvio del primo incontro è condizionata alla corresponsione delle spese di avvio.

5. Le richieste di rinvio del primo incontro saranno comunque valutate caso per caso dall’Organismo, sentito il mediatore e le altre parti e comunque non oltre i termini di cui all’art. 6, comma 1 del D. Lgs. n. 28/2010 e successive modifiche.

ART. 3 LUOGO DELLA MEDIAZIONE

1. La Mediazione si svolge nelle sedi (denominate Resolution Center) di ADR Center. In alternativa, con il consenso di tutte le parti e del mediatore e del Responsabile dell’Organismo, ADR Center può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più conveniente.

ART. 4 ELENCO DEI MEDIATORI INDIPENDENTI E LORO NOMINA

1. Il mediatore è nominato a rotazione tra quelli inseriti nell’elenco dei mediatori indipendenti di ADR Center, consultabile su www.adrcenter.it, tenute in considerazione la specifica competenza professionale desunta soprattutto dalla tipologia di laurea posseduta, l’esperienza professionale, l’eventuale preferenza espressa dalle parti e la disponibilità del mediatore.

2. Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nell‘elenco di ADR Center.

3. ADR Center si riserva, in casi eccezionali, la possibilità di indicare il nominativo del mediatore una volta decorso il termine per l’adesione di Parte Convocata.

4. L’elenco dei mediatori indipendenti di ADR Center è su base nazionale. Sul sito www.adrcenter.it è consultabile il curriculum di ciascun mediatore, con l’indicazione delle città in cui operano prevalentemente.

5. ADR Center si riserva la possibilità di avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi iscritti al Registro con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per singoli affari di mediazione.

ART. 5 INDIPENDENZA, IMPARZIALITÁ E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE

1. Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per mediatori.

2. In casi eccezionali, ADR Center può sostituire il mediatore con un altro del proprio elenco.

3. A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, ADR Center provvederà alla sua sostituzione dopo aver informato le parti.

4. Qualora la Mediazione sia svolta dal responsabile dell’Organismo, sulla sostituzione decide il mediatore più anziano tra quelli dell’elenco di ADR Center.

ART. 6 PRESENZA DELLE PARTI, RAPPRESENTANZA E ASSISTENZA

1. Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. La partecipazione per il tramite di rappresentanti, diverso dal legale che assiste, è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi mediante apposita procura speciale scritta con i necessari poteri per definire la controversia. In caso di presenza del solo legale, il verbale di mediazione darà atto che il legale è presente sia in assistenza sia in rappresentanza della parte.

2. Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante, diverso dal legale che assiste, munito dei necessari poteri per definire la controversia mediante apposita procura speciale scritta. In caso di presenza del solo legale, il verbale di mediazione darà atto che il legale è presente sia in assistenza sia in rappresentanza della parte.

3. Le parti possono farsi assistere da uno o più persone di propria fiducia. L’assistenza legale è disciplinata da norme di legge. Nelle mediazioni c.d. volontarie, i legali possano intervenire per assistere le parti nel momento conclusivo dell’accordo di mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del d.lgs. 28/2010 e successive modifiche.

ART. 7 INCONTRI DI MEDIAZIONE E POTERI DEL MEDIATORE

1. Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione con le modalità ritenute più opportune, comprese quelle telematiche, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione, ed ha la facoltà di tenere incontri congiunti e separati.

2. Il primo incontro tra le parti e il mediatore avviene entro trenta giorni dal deposito dell’istanza, salvo eventuali esigenze delle parti, ed ha lo scopo di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione. Se le parti decidono di porre termine al tentativo di conciliazione durante il primo l’incontro, il procedimento si conclude con esito negativo. In tal caso, il mediatore verbalizza esclusivamente le dichiarazioni delle parti in merito alla possibilità di iniziare la procedura. Nessuna ulteriore verbalizzazione può essere inserita se non con il consenso di tutte le parti e del mediatore.

3. Se le parti e gli avvocati ritengono che sussistano le condizioni per la soluzione della controversia, le parti sottoscrivono un apposito verbale accettando il presente Regolamento e impegnandosi a versare le indennità dovute. In tal caso la procedura di mediazione prosegue immediatamente oppure in successivi incontri. Eventuali rinvii degli incontri successivi alla prosecuzione oltre il primo incontro devono essere richiesti con congruo preavviso (almeno 7 giorni prima), previo pagamento delle indennità e delle spese vive di segreteria dovute per il rinvio. In caso di richiesta di rinvio di una sola delle Parti o qualora vi sia disaccordo tra le parti sulla richiesta di rinvio, l’Organismo si riserva la facoltà, sentito il mediatore, di fissare la nuova data.

4. Il mediatore può aggiornare la Mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si rendesse necessaria l’acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione. Si considerano in ogni caso complesse le procedure per le quali il numero di incontri è superiore a tre.

5. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle parti, il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle parti, è determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti.

6. A discrezione dell’Organismo, possono essere ammessi ad assistere all’incontro di mediazione come tirocinanti altri mediatori, dando precedenza a quelli della lista di ADR Center. Il mediatore tirocinante è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità e riservatezza rispetto alla procedura.

7. Le parti hanno diritto di accesso agli atti della Mediazione depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni decorrente dalla conclusione della procedura.

8. Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.

ART. 8 PROPOSTA DEL MEDIATORE

1. Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta, tenuto in particolare considerazione, tra gli altri fattori:

a.  il rifiuto espresso alla verbalizzazione di almeno una parte;

b.  l’esclusione della verbalizzazione nella clausola contrattuale;

c.  la mancata partecipazione alla Mediazione di una o più parti.

2. In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.

3. Nel caso in cui la proposta del mediatore non venga accettata, anche da una sola delle parti, il verbale di mancata conciliazione è emesso decorsi tre giorni dalla scadenza del termine per l’accettazione.

ART. 9 CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE

1. La Mediazione si considera conclusa quando:

  1. le parti hanno conciliato la controversia;
  2. le parti, o una di esse, manifestano l’impossibilità di conciliare la lite;
  3. sono decorsi tre mesi dal deposito dell’istanza di mediazione o dall’invito del giudice, salvo diverso accordo delle parti con il mediatore e l’Organismo.

2. Di quanto al punto precedente si dà atto in apposito processo verbale sottoscritto dalle parti e dal mediatore, che ne certifica l’autografia. Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una o più parti a sottoscriverlo.

3. Il verbale di mancato accordo o di mancata partecipazione può essere sottoscritto da un mediatore di ADR Center diverso da quello nominato, su incarico del responsabile dell’Organismo.

4. Il rilascio del verbale è condizionato al pagamento delle indennità dovute.

5. Al termine di ogni Mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, da trasmettere al responsabile del Registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.

ART. 10 RISERVATEZZA

1. Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate.

2. Il mediatore, il mediatore tirocinante e tutti coloro che prestano il proprio servizio all’interno di ADR Center non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.

3. Le parti e ogni altra persona partecipante alla Mediazione – inclusi gli avvocati ed eventuali consulenti – sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non fare affidamento, o presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura:

  1. opinioni espresse, suggerimenti o offerte fatte dalla controparte, o dal mediatore;
  2. ammissioni fatte dalla controparte;
  3. la circostanza che una delle parti abbia o meno indicato la volontà di accettare una proposta di soluzione della lite fatta dalla controparte o dal mediatore.

4. L’obbligo di riservatezza non opera se, e nella misura in cui:

  1. tutte le parti consentono a derogarvi;
  2. sussiste un diverso obbligo di legge da valutare caso per caso;
  3. esiste il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o alla salute di una persona;
  4. esiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo.

5. Ogni prova o fonte di prova non diviene inammissibile a causa del suo utilizzo nell’ambito della Mediazione.

ART. 11 INDENNITÁ

1. Salvo diverso accordo scritto tra le parti e ADR Center, le indennità da corrispondere da ciascuna parte in base al valore indicato in istanza, eventualmente modificato dall’Organismo nel corso del primo incontro, che include anche il compenso del mediatore, sono quelle in vigore al momento dell’avvio della procedura, come da tabella allegata al presente Regolamento.

2. Per le mediazioni di alto valore, le spese di mediazione e le modalità di pagamento potranno essere determinate con le parti in sede di primo incontro, tenuto conto della difficoltà, importanza e complessità della procedura, come da tabella allegata al presente Regolamento.

ART. 12 RESPONSABILITÁ DELLE PARTI

1. È di competenza esclusiva delle parti verificare:

  1. l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e non riconducibili alla condotta negligente dell’Organismo;
  2. il tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
  3. le indicazioni circa l’oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nell’istanza di Mediazione;
  4. l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario;
  5. i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
  6. la determinazione del valore della controversia;
  7. la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
  8. le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l’ammissione al gratuito patrocinio ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115;
  9. la non esistenza di più istanze di mediazione relative alla stessa controversia;
  10. ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura.

2. ADR Center non può essere comunque ritenuta responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, decadenze o prescrizioni, non riconducibili al comportamento non diligente dell’Organismo stesso, conseguenti a:

    1. mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
    2. imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’istante.

In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate.

3. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la comunicazione del deposito della domanda di mediazione è fatta anche a cura della parte istante, ancorché senza l’indicazione della data dell’incontro di mediazione.

ART. 13 RUOLO DEL MEDIATORE IN ALTRI PROCEDIMENTI

1. Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non può svolgere la funzione di arbitro in un procedimento arbitrale connesso con la lite che costituisce oggetto della Mediazione.

ART. 14 MODALITA’ TELEMATICHE PER LA MEDIAZIONE

1. Previo pagamento delle spese vive previste, al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione, con il consenso del mediatore e dell’Organismo, possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza dei dati personali, della sicurezza delle comunicazioni.

2. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi.

3. L’utilizzo del servizio telematico è accessibile dal sito web www.adrcenter.it, previa registrazione.

4 A seguito della registrazione, all’utente vengono attribuite una username ed una password personali, da utilizzarsi per l’accesso al Servizio e lo svolgimento delle operazioni previste.

5. ADR Center si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, ADR Center non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie username e password personali.

6. Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati, accedendo all’apposita area virtuale riservata, secondo le istruzioni indicate nell’invito formale trasmesso alle parti dalla piattaforma telematica. Il mediatore può svolgere le eventuali sessioni riservate utilizzando le apposite funzioni presenti nell’applicazione. Non è consentita la presenza di altre parti oltre quelle coinvolte.

7. Il verbale e l’accordo potranno essere sottoscritti con modalità idonee a garantirne la provenienza, come la firma digitale o assimilati, e l’invio potrà avvenire a mezzo pec. In caso di sottoscrizione autografa, il verbale potrà essere scambiato a mezzo pec, allo scopo di certificarne la provenienza.

ART. 15 INTERPRETAZIONE E APPLICAZIONE DELLE NORME

1. Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da ADR Center.

ART. 16 LEGGE APPLICABILE

1. La Mediazione è regolata e produce gli effetti stabiliti dalla legge applicabile in Italia.